Đào tạo nội bộ Vision Network với chủ đề : “KỸ NĂNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN”
“ Học, Học nữa, Học mãi ” - Thế giới kiến thức là rất rộng lớn, để tiếp thu, tìm hiểu được hết mọi kiến thức thì chắc hẳn là không thể, thậm chí cả đời người cũng không xong, bởi vậy ngoài việc “học nữa”, thì còn phải “học mãi”. Nhận thấy nhu cầu nâng cao kỹ năng chuyên sâu, nâng tầm kiến thức trong công ty của đội ngũ công nhân viên của Vision Network; Ban lãnh đạo công ty và Đội dự án đã tổ chức một buổi chia sẻ nội bộ với chủ đề: “KỸ NĂNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN”.
Chương trình đào tạo nội bộ của Vision Network ngày 23/09/2022 với nội dung chính sau đây :
I. Tổng quan về Quản trị dự án
II. Mục tiêu của Quản trị dự án
III. So sánh với Quản lý thông thường
IV. Nội dung, công việc, chu trình của Quản trị dự án
V. Yêu cầu đối với một người Quản trị dự án
I. Tổng quan về quản trị dự án
1. Quản trị dự án là gì ?
Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất, lập kế hoạch, thực hiện, thao dõi giám sát và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án.
Quản trị dự án là ứng dụng các kiến thức, kỹ năng vào các hoạt động của dự án để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu, yêu cầu đặt ra.
2. Đặc điểm của quản trị dự án
Quản trị dự án bao gồm quá trình lập kế hoạch, điều phối và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Các hoạt động của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều bên liên quan khác nhau, nên quản trị dự án mang tính phức tạp, mâu thuẫn và khó khăn. Do có sự khác biệt lớn giữa quản trị dự án và quản trị sản xuất kinh doanh thông thường, nên quá trình quản trị dự án cần lưu ý một số đặc điểm sau:
Quản trị thời gian và chi phí: Trong quản trị dự án vấn đề được đặc biệt quan tâm là quản trị thời gian và quản trị chi phí, bạn phải xem xét các quyết định để hạn chế sự thay đổi của các yếu tố này so với mục tiêu đặt ra.
Quản trị rủi ro: Quản trị dự án thường phải đối phó với các loại rủi ro cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán sự thay đổi công nghệ, thay đổi cơ cấu tổ chức và quá trình vận hành,… Do vậy, quản trị dự án luôn phải chú ý đến vấn đề quản trị rủi ro một cách thường xuyên và nên có biện pháp backup.
Quản trị nhân sự: Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản trị dự án. Bạn cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp để phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong dự án, nhờ đó đảm bảo thực hiện thành công dự án.
3. Vai trò của quản trị dự án
- Đối với Tổ chức: Hỗ trợ thay mặt Ban lãnh đạo đưa ra lộ trình của dự án.Người quản trị dự án thường chịu trách nhiệm hoàn thành các dự án quan trọng nhất của công ty và do đó, họ cần có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, khả năng điều phối và kỹ năng tạo động lực.
- Đối với sản phẩm và dịch vụ: nhiệm vụ của người quản trị dự án là phải tìm ra con đường nhanh nhất và dễ dàng nhất để hoàn thành bất cứ điều gì mà khách hàng hoặc bên liên quan muốn đạt được nhưng phải đạt kết quả về chất lượng dịch vụ tốt nhất, tránh mất nhiều thời gian xử lý.
- Liên kết các hoạt động, công việc của dự án và liên kết các đối tượng tham gia để nắm được các nhiệm vụ và vị trí đặc thù để điều phối công việc:
* Đàm phán trách nhiệm công việc của nhân viên hiện tại,
* Quản lý thời gian của họ và đạt được cam kết của họ đối với dự án,
* Giá thầu có thể được yêu cầu, và các hợp đồng sẽ cần được xem xét lại và kiểm tra mọi người để đảm bảo rằng các hoạt động của nhóm sẽ phù hợp với kế hoạch.
- Phát hiện và khắc phục khó khăn: Một người quản trị dự án nên có tầm nhìn về nơi sẽ đến và các kỹ năng để hiểu được bức tranh toàn cảnh liên quan đến bất kỳ dự án nào. Tầm nhìn xa sẽ phát hiện sớm được các rủi ro để khắc phục khó khăn một cách sơm nhất.
--> Quản trị dự án đóng vai trò quyết định thành công hay thất bại của một dự án.
II. Mục tiêu của Quản trị dự án
- Hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu càu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.
- Dự án thành công là dự án đạt được mục tiêu: mục tiêu dự án, mục tiêu khách hàng
III. So sánh với Quản lý thông thường
IV. Nội dung, công việc, chu trình của Quản trị dự án
1. Công việc của quản trị dự án
- Điều phối tổng thể hoạt động công việc và nhân sự của dự án
- Chịu trách nhiệm triển khai dự án từ đầu đến cuối
- Lập kế hoạch và quản lý tiến độ
- Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu và thay đổi của dự án, lưu ý đến kế hoạch ban đầu và những thay đổi sẽ đi kèm với rủi ro.
- Quản lý các nguồn của dự án: chi phí, nhân lực,công nghệ, thời gian
- Làm việc với khách hàng và các bên liên quan của dự án
- Báo cáo tiến độ, tình hình và các vấn đề liên quan của dự án với BGĐ
- Quản lý các giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của dự án
- Xây dựng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự phần mềm phục vụ các dự án và hoạt động của Công ty
2. Chu trình quản lý dự án
V. Yêu cầu đối với một người Quản trị dự án
Kỹ năng Quản trị dự án là không thể thiếu để thực hiện dự án thành công từ đầu đến cuối. Tăng cường kỹ năng Quản trị dự án của bạn là rất quan trọng, sau đây là một số kỹ năng yêu cầu người Quản trị dự án phải có :
Các kỹ năng yêu cầu
1. Giao tiếp
Giao tiếp ở đây có nghĩa là giao tiếp hiệu quả. Chỉ khi người quản lý dự án giao tiếp, điều đó mới tạo ra sự rõ ràng giữa các bên liên quan, thành viên trong nhóm và nhà cung cấp. Kết nối không phải lúc nào cũng bằng lời nói, và nó có thể thông qua chia sẻ tệp, trò chuyện và bằng các phương tiện khác. Vì vậy, một người quản lý dự án phải được cung cấp đầy đủ và hiểu biết về các công cụ quản lý dự án khác nhau.
2. Tổ chức, điều phối
Các nhà quản lý dự án thành công thể hiện kỹ năng đàm phán xuất sắc khi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.Quản trị dự án cũng sử dụng kỹ năng đàm phán của mình để quản lý xung đột và đảm bảo rằng mọi người đều đạt được mục tiêu dự án của họ.
3. Kỹ thuật
Có những rủi ro liên quan đến mọi dự án. Vì lý do này, các nhà quản trị dự án phải có chuyên môn kỹ thuật cao để thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro. Quản trị dự án phải có khả năng sử dụng các công cụ quản lý rủi ro cấp doanh nghiệp cho phép phân tích hiệu quả các rủi ro tiềm ẩn.
4. Lãnh đạo
Người quản trị dự án phải là các chuyên gia quản lý nhóm thành thạo, liên quan đến việc phân quyền trách nhiệm, giải quyết xung đột, đánh giá hiệu suất và thúc đẩy các thành viên tạo điều kiện cho tiến độ và cải tiến.
5. Quản lý rủi ro
Khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp là một dấu hiệu nổi bật của mọi nhà quản lý dự án thành công. Người quản lý dự án phải có sẵn kế hoạch dự phòng để xử lý các rủi ro đó và cũng phải có khả năng phân tích các rủi ro có thể xảy ra ở một mức độ nào đó để giải quyết vấn đề khó khăn một cách nhanh nhất.
6. Lập kế hoạch
Các nhà quản trị dự án phải có năng lực trong việc chuẩn bị kế hoạch. Tạo ngân sách dự án khả thi là một trong những trách nhiệm chính của các nhà quản trị dự án. Người quản trị dự án cần có các kỹ năng phù hợp để tạo bảng tính, theo dõi chi phí trong suốt thời gian tồn tại của dự án và xác định các khu vực mà chi phí đang vượt quá. Kỹ năng lập kế hoạch là điều cần thiết để phối hợp với quản lý, các thành viên trong nhóm và khách hàng. Điều này giúp thiết lập các mục tiêu, kỳ vọng và kết quả rõ ràng.
Cuối chương trình là một câu nói được Anh ĐOÀN VĂN PHI rất tâm đắc và chia sẻ lại đó là : “ QUẢN TRỊ DỰ ÁN KHÔNG ĐƯỢC SINH RA, HỌ ĐƯỢC TẠO RA”. Câu nói tuy ngắn nhưng lại đem lại một điều rất ý nghĩa sâu sắc, mang hàm ý rằng ai cũng có thể trở thành một người quản trị dự án, không cần phải vội vàng, chỉ cần luôn cố gắng học hỏi và cố gắng mỗi ngày thì thời gian sẽ trả lời tất cả cho những cố gắng của bản thân.